Vedtægter og persondataloven

Vedtægter for Slægtsforskerforeningen for Vordingborg og Omegn.

  • 1
    Foreningens navn er Slægtsforskerforeningen for Vordingborg og Om-egn og er hjemmehørende i Vordingborg kommune.
    Foreningens adresse følger formanden.
  • 2
    Foreningens formål er at samle slægtshistorisk interesserede, for ved fælles indsats, oplysende foredrag, kurser og ekskursioner, at øge kendskabet til slægtshistorisk forskning.
  • 3
    Som medlemmer kan optages alle interesserede.
  • 4
    Foreningens bestyrelse består af 5 medlemmer, der vælges for 2 år af gangen.
    3 medlemmer afgår i de lige år, 2 medlemmer i de ulige år. Genvalg kan finde sted.
    Der vælges to suppleanter til bestyrelsen for 1 år af gangen. Genvalg kan finde sted.
    Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og sekretær og fastsætter selv sin forretningsorden.
    Revisor og revisorsuppleant vælges for 1 år af gangen. Genvalg kan finde sted.
  • 5
    Foreningen tegnes af formanden og kassereren i forening. For foreningens forpligtelser hæfter kun foreningens formue. Ingen medlemmer hæfter direkte eller indirekte herfor..
  • 6
    Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned og ind-kaldes med mindst 21 dages varsel via e-mail eller brev.
    Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal tilsendes formanden senest 14 dage før generalforsamlingen, enten pr. e-mail eller brev.
  • 7
    Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
    Hvert medlem har en stemme.
    Medlemskontingent skal være betalt jvf. § 9 for at opnå stemmeret på generalforsamlingen.
  • 8
    Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.
    Ændringer i vedtægterne kræver 2/3 stemmers flertal blandt de fremmødte medlemmer.
    Dagsordenen for generalforsamlingen skal indeholde følgende punkter:
    1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere.
    2. Bestyrelsens beretning fremlægges til godkendelse
    3. Revideret regnskab fremlægges til godkendelse
    4. Budget for næste år fremlægges til godkendelse
    5. Indkomne forslag.
    6. Fastsættelse af kontingent.
    7. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
    8. Valg af 2 suppleanter samt af revisor og revisorsuppleant.
    9. Eventuelt.
  • 9
    Medlemskontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling og indbetales senest 1. marts på foreningens bankkonto eller direkte til kassereren.
  • 10
    Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes når bestyrelsens flertal ønsker det, eller mindst 1/5 af medlemmerne fremsætter skriftlig be-gæring herom med forslag til dagsorden.
  • 11
    Regnskabsåret følger kalenderåret.
    Regnskabet revideres af 1 revisor valgt af generalforsamlingen.
  • 12
    Opløsning af foreningen kan kun finde sted på en ekstraordinær generalforsamling, og kun med dette ene punkt på dagsordenen.
    Opløsning af foreningen kan kun finde sted når 2/3 af de fremmødte medlemmer på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger, afholdt med mindst 4 ugers mellemrum, stemmer herfor.
    I tilfælde af opløsning af foreningen, overføres eventuel formue til et almennyttigt formål efter generalforsamlingens nærmere beslutning.
    Oprindelige vedtægter vedtaget på den stiftende generalforsamling den 20. november 2007 på Vintersbølle Skole, Bakkebøllevej 6, 4760 Vordingborg.
    Vedtægtsændringer vedtaget på den ordinære generalforsamling 18. april 2013 på Iselingeskolen, Chr. Richardtsvej 33, 4760 Vordingborg

Persondatapolitik for SVOO

Ref.: Persondataforordningen af 25 MAJ 2018.

Som Persondataansvarlig er den til enhver tid siddende Formand for Slægtsforskerforeningen for Vordingborg og Omegn (SVOO).

Som Persondatabehandlere er de til enhver tid øvrige medlemmer af Bestyrelsen af SVOO.

SVOO anvender medlemmernes personlysninger efter nedenstående regler:

  • SVOO har oprettet en Medlemsliste, der indeholder følgende personlige oplysninger:
  • Navn, Adresse, telefonnummer og Mailadresse .
  • Ingen andre personlige oplysninger er registreret.
  • Medlemslisten administreres af Kassereren.
  • Medlemslisten er oprettet i Excel.
  • Medlemslisten deles til formanden, og begge opbevarer den på deres PC, hvorpå der er adgangskode.
  • Medlemslisten fordeles ikke til Foreningens medlemmer eller tredjemand.
  • Medlemmets personlige oplysninger slettes ved udmeldelse.
  • Medlemmet underskriver en indmeldelsesblanket og en samtykkeerklæring, hvor medlemmet giver samtykke til SVOO’s brug af vedkommendes personlig oplysninger.
  • Medlemmet kan have Adressebeskyttelse og/eller Hemmeligt Telefonnummer, hvilket SVOO respekterer.
  • De underskrevne indmeldelsesblanketter og samtykkeerklæringer arkiveres ved Kasseren og destrueres ved udmeldelse.
  • Gæster noteres kun ved fornavn og slettes efter Deres første deltagelse, medmindre de optages som medlemmer.

Medlemslisten anvendes til:

  • Føring af regnskab over medlemmernes kontingentbetaling og betaling for arrangementer.
  • Udsendelse af information til medlemmerne via mail.
  • Fremstilling af deltagerlister til arrangementer.

Medlemmerne har til enhver tid ret til, at få oplyst hvilke oplysninger SVOO måtte have om den enkelte. I denne forbindelse gøres opmærksom på, at medlemskab af SVOO er betinget af, at medlemmet afgiver og opdaterer de i SVOO påkrævede oplysninger.

Ved brud på datasikkerheden skal SVOO med alle midler begrænse skaden og senest 72 timer efter bruddets opdagelse skal den til enhver tid persondataansvarlige rapportere hændelsen til Datatilsynet.

SVOO Persondatapolitik ændres, når lovgrundlaget ændres.

Medlemmer orienteres snarest efter en ændring af nærværende politik.

Nærværende Persondatapolitik for SVOO er vedtaget på Bestyrelsesmøde 24.feb. 2020.

.

Nye indlæg